Файл вакансии: Исполнительный помощник

Линия отчетности

Председатель КАПРИ и директора по исследованиям

История вопроса и общая миссия

Центр анализа и прогнозирования международных рисков (CAPRI) развивает исследовательскую деятельность, публикации, академические и институциональные партнерства, научные мероприятия (коллоквиумы, семинары, конференции) и курсы академической подготовки. В рамках этой деятельности исполнительный помощник играет ключевую роль в поддержке оперативного, административного и логистического управления Центром. Выступая в качестве связующего звена между руководством, исследователями, внешними партнерами и поставщиками услуг, он/она обеспечивает бесперебойную повседневную работу организации и плавность внутренней и внешней коммуникации.

Основные задачи

1. Поддержка руководства

  • Управление повесткой дня и приоритетами председателя, директора по исследованиям и директоров по исследованиям.
  • Организация внутренних и внешних встреч (приглашения, повестки дня, подготовка файлов, протоколов) и управление письменной и устной коммуникацией (электронная почта, письма, заметки, контакты с партнерами).
  • Контролировать надлежащую административную и финансовую реализацию проектов, порученных руководством.

2. Административный и организационный менеджмент

  • Контроль административных, юридических и кадровых документов (контракты, отпуска, счета расходов и т.д.) совместно с внешним HR-консультантом.
  • Обеспечение административной и финансовой поддержки младших научных сотрудников CAPRI.
  • Координация работы с дипломированным бухгалтером, юридическими службами и внешними поставщиками услуг.
  • Мониторинг операционного бюджета, подготовка и отслеживание счетов-фактур.
  • Ведение и обновление внутренних баз данных (ассоциированные исследователи, партнеры и т.д.).

3. Логистика и координация мероприятий

  • Помощь в организации конференций, симпозиумов и семинаров (залы, приглашения, проезд, проживание и т.д.).
  • Административное сопровождение мероприятий (бюджет, контракты с поставщиками услуг).

4. Внутренние и внешние коммуникации

  • Участие в подготовке и обновлении институциональных материалов (отчеты, презентации, информационные бюллетени, веб-сайт).
  • Административный и нормативный контроль за деятельностью Центра.
  • Взаимодействие с академическими, дипломатическими и ассоциативными партнерами, а также с поставщиками технических услуг.
  • Мониторинг финансовых партнеров изданий.
  • Требуется профиль

Обучение

  • Bac+3 - Bac+5 в области менеджмента и делового администрирования.
  • Дополнительная специализация в области управления проектами будет плюсом.

Опыт

  • Подтвержденный опыт работы (не менее 5 лет) на аналогичных должностях (офис-менеджер, помощник руководителя, управление проектами).
  • Желателен опыт работы в академической среде, ассоциации, НПО, аналитическом центре или государственном учреждении.

Технические навыки

  • Знание средств автоматизации офиса (Microsoft Office / Google Workspace).
  • Хорошее знание административного, бюджетного и кадрового менеджмента.
  • Отличные навыки письма на французском языке.
  • Хороший уровень владения письменным и разговорным английским языком является обязательным; знание третьего языка - преимущество.
  • Компьютерная среда Mac и/или PC.

Поведенческие навыки

  • Строгость, организаторские способности и навыки планирования.
  • Отличная адаптивность и универсальность.
  • Хорошие навыки межличностного общения, дипломатичность и способность взаимодействовать с самыми разными людьми (исследователями, дипломатами, учреждениями, поставщиками услуг, журналистами и т.д.).
  • Самостоятельность и чувство ответственности.
  • Рассудительность, надежность и конфиденциальность.

Условия работы

  • Контракт: Постоянный контракт (испытательный срок в соответствии с действующим законодательством).
  • Место работы: лицом к лицу в наших офисах в Париже (75016). Возможен один день надомной работы в неделю.
  • Вознаграждение: в зависимости от опыта.
  • Льготы: компенсация Navigo (50%) и медицинская страховка (50%).
  • Дата начала работы: ноябрь 2025 года.

Если вы хотите подать заявку на эту должность, пожалуйста, отправьте ваше сопроводительное письмо и резюме по адресу: rh@capri-fr.org.