Fiche de poste : Assistant(e) de Direction

Rattachement hiérarchique

Président du CAPRI et directeurs de recherche

Contexte et mission globale

Le Centre d’Analyse et de Prévision des Risques Internationaux (CAPRI) développe des activités de recherche, de publications, de partenariats académiques et institutionnels, des événements scientifiques (colloques, séminaires, conférences) ainsi que des cycles de formation académiques. Dans le cadre de ces activités, l’Assistant(e) de direction occupe un rôle clé d’appui au pilotage opérationnel, administratif et logistique du Centre. Véritable relais entre la direction, les chercheurs, les partenaires extérieurs et les prestataires, il/elle garantit le bon fonctionnement quotidien de la structure et la fluidité de la communication interne et externe.

Missions principales

1. Support à la Direction

  • Assurer l’agenda et la gestion des priorités du Président, du directeur des études et des directeurs de recherche.
  • Organiser les réunions internes et externes (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers, comptes rendus) et gérer la communication écrite et orale (courriels, courriers, notes, prises de contact avec les partenaires).
  • Suivre la bonne réalisation administrative et financière des projets confiés par la Direction.

2. Gestion administrative et organisationnelle

  • Suivi des dossiers administratifs, juridiques et RH (contrats, congés, notes de frais, etc.) en relation avec notre cabinet externe RH.
  • Assurer le suivi administratif et financier des chercheurs associés du CAPRI.
  • Coordination avec l’expert-comptable, les services juridiques et les prestataires externes.
  • Suivi du budget de fonctionnement, préparation et suivi des factures.
  • Tenue et mise à jour des bases de données internes (chercheurs associés, partenaires, etc.).

3. Logistique et coordination événementielle

  • Aide à l’organisation logistique des conférences, colloques, séminaires (salles, invitations, déplacements, hébergements, etc.).
  • Suivi administratif lié aux événements (budget, contrats avec les prestataires).

4. Communication interne et externe

  • Contribution à la préparation et à l’actualisation de supports institutionnels (rapports, présentations, newsletters, site Internet).
  • Veille administrative et réglementaire liée aux activités du Centre.
  • Interface avec les partenaires académiques, diplomatiques et associatifs, et les prestataires techniques.
  • Assurer le suivi des partenaires financiers des publications.
  • Profil recherché

Formation

  • Bac+3 à Bac+5 en gestion et administration des entreprises.
  • Une spécialisation complémentaire en gestion de projet serait un plus.

Expérience

  • Expérience confirmée (5 ans minimum) dans des fonctions similaires (office manager, assistant(e) de direction, gestion de projets).
  • Expérience en environnement académique, associatif, ONG, think tank ou institution publique appréciée.

Compétences techniques

  • Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office / Google Workspace).
  • Bonnes connaissances en gestion administrative, budgétaire et RH.
  • Excellentes capacités rédactionnelles en français.
  • Bon niveau d’anglais (écrit et oral) indispensable ; une troisième langue est un atout.
  • Environnement informatique sous Mac et/ou PC.

Compétences comportementales

  • Rigueur, sens de l’organisation et de la planification.
  • Grande capacité d’adaptation et polyvalence.
  • Aisance relationnelle, diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, diplomates, institutions, prestataires, journalistes, etc.).
  • Autonomie et sens des responsabilités.
  • Discrétion, fiabilité et sens de la confidentialité.

Conditions du poste

  • Contrat : CDI (période d’essai selon législation en vigueur).
  • Lieu de travail : en présentiel dans nos bureaux à Paris (75016). Un jour de télétravail par semaine possible.
  • Rémunération : selon expérience.
  • Avantages : remboursement Navigo (50 %) et mutuelle (50 %).
  • Prise de poste : novembre 2025.

Si vous souhaitez candidater à ce poste, merci d’envoyer votre lettre de motivation accompagnée de votre CV à : rh@capri-fr.org